امروزه بیشتر کارهای رسمی و اداری از طریق ایمیل انجام می‌شود. در همین راستا داشتن ایمیل تجاری جهت برقراری ارتباط و مذاکرات با شرکای تجاری امری حیاتی است. استفاده از آدرس ایمیل تجاری که نام شرکت یا سازمان شما در دامنه آن باشد اعتبار زیادی برای کسبوکار شما ایجاد می‌کند در ادامه با ما همراه باشید تا هر آنچه درباره ایمیل تجاری، مزایای آن، روش‌های ساخت ایمیل تجاری و خرید این سرویس ایمیل لازم است را در اختیار شما قرار دهیم.
ایمیل تجاری چیست
ایمیل تجاری یک ایمیل سفارشی و اختصاصی است که با نام دامنه شرکت و کسبوکار شما تنظیم شده است. سرویس ایمیل تجاری به‌صورت اختصاصی برای یک شرکت یا کسبوکار ایجاد می‌شود. از ایمیل تجاری برای تبادل پیام‌های رسمی و تجاری استفاده می‌شود. هرچند در گذشته استفاده از ایمیل تجاری امری لوکس و گران قیمت به‌نظر می‌رسید ولی باتوجه به اهمیت ایمیل در راستای اهداف تجاری، امروزه استفاده از آن امری ضروری است.
مزایای ایمیل تجاری
استفاده از ایمیل تجاری برای شرکت‌ها و کسب‌و‌کارها دارای مزایای زیادی است که در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌کنیم
کاهش هزینه‌ها
ارسال ایمیل تجاری نسبت به سایر روش‌ها جهت تبلیغات و بازاریابی هزینه کمتری به همراه دارد.
امنیت بالا و حفظ محرمانگی اطلاعات
یکی دیگر از مزایای ارزشمندی که با داشتن سرویس ایمیل اختصاصی به کاربران عرضه می‌شود موضوع حفظ محرمانگی اطلاعات و افزایش امنیت ایمیل‌های ارسالی و دریافتی است. از آنجاییکه هیچ سرویس رایگانی بی‌دلیل به‌صورت رایگان ارائه نمی‌شود، احتمال هک‌شدن ایمیل‌های رایگان خیلی زیاد است ولی این مسئله به هیچ عنوان در مورد ایمیل‌های تجاری صدق نمی‌کند، زیرا این سرویس ایمیل به صورت اختصاصی در اختیار شماست و محرمانگی اطلاعات توسط خود شما به عنوان مالک سرویس قابل کنترل و مدیریت است.
تبلیغات مستمر
با استفاده از ایمیل تجاری می‌توان به معرفی محصولات و خدمات شرکت پرداخت و همین موضوع می‌تواند سبب افزایش فروش شود.
بخاطرسپاری آسان‌تر
با داشتن ایمیل تجاری به‌راحتی می‌توانید حساب‌های ایمیل متعارفی با نام دامنه خود بسازید. مثلا در صورتی که دامنه شما company.com باشد، حساب ایمیل info@company.com را بسازید و پیام‌های واحد روابط عمومی را از طریق این حساب مدیریت کنید. با توجه به اینکه از یک قالب مشخص برای آدرس ایمیل بخش‌های مختلف شرکت استفاده می‌کنید علاوه بر رسمی‌تر بودن به راحتی نیز در ذهن مخاطب باقی می‌ماند.
افزایش اعتماد مشتریان
هنگامی که شما پیامی را با ایمیل تجاری ارسال می‌کنید احتمال دیده شدن و بازشدن پیام شما بیشتر خواهد بود زیرا دریافت کننده پیام متوجه می‌شود که ایمیل با یک حساب تجاری ارسال شده است نه حساب شخصی.
معرفی محصولات و خدمات
با داشتن ایمیل تجاری پیام‌های شما هویت گرفته و با ارسال ایمیل تجاری به‌طور مستمر نام و برند کسبوکار شما در ذهن مخاطب ثبت می‌شود به این صورت یک تبلیغ رایگان برای کسب و کار شما انجام می‌شود.
ساخت ایمیل تجاری
روش‌های مختلفی برای ساخت ایمیل تجاری وجود دارد، گام اول برای ساخت ایمیل تجاری داشتن سایت و دامنه اختصاصی است. پس از ثبت دامنه گام بعدی راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه اختصاصی است که برای این کار می‌توانید از روش‌های زیر استفاده نمایید:
استفاده از ایمیل تحت هاست
سرویس میزبانی وب یا host فضایی است که اطلاعات وبسایت شما بر روی آن قرار می‌گیرد تا کاربران از طریق ارتباط با آن، امکان مشاهده وب سایت را داشته باشند. در صورتی که برای وب سایت خود هاست یا میزبان تهیه کرده باشید، ممکن است روی همان سرویس میزبانی، یک سرویس‌دهنده ایمیل هم در دسترس باشد. البته این سرویس‌های ایمیل به هیچ عنوان سرویس ایمیل حرفه‌ای نیستند امکانات بسیار محدودی داشته و ابزارهای تکمیلی و پشتیبانی تخصصی ارائه نمی‌دهند.
استفاده از ابزارهای رایگان
در این روش پس از خرید هاست نیاز است یک نرم‌افزار سرویس ایمیل را انتخاب و سپس روی هاست خود نصب و راه‌اندازی کنید. با توجه به ماهیت متن باز بودن این نوع سرویس‌ها تمامی کارهای نصب، راه‌اندازی و راهبری برعهده خودتان است که باید توسط یک فرد متخصص انجام شود.
خرید سرویس ایمیل
یکی دیگر از روش‌های ساخت ایمیل تجاری، خرید آن است. در این روش در صورتی که بخواهید از سرویس ایمیل ابری استفاده کنید، نیازی به خرید هاست هم ندارید. با در اختیار داشتن دامنه و دسترسی به تنظیمات آن، می‌توانید پس از خرید سرویس ایمیل، آنرا راه‌اندازی کرده و از سرویس خود استفاده کنید.
راه اندازی ایمیل تجاری
مراحل ساخت و راه‌اندازی ایمیل تجاری با ایمیل‌های رایگان متفاوت است. برای ایجاد و راه اندازی یک آدرس ایمیل تجاری باید نام دامنه و یک وب سایت داشته باشید. پس از آن، برای مدیریت ایمیل‌های تجاری شما به یک ارائه دهنده خدمات ایمیل نیاز دارید. درنهایت برای راه‌اندازی سرویس ایمیل تجاری می‌توانید بسته به نیاز و توانمندی تیم خود، یکی از سه روش، استفاده از ابزارهای رایگان، استفاده از ایمیل تحت هاست یا خرید ایمیل را انتخاب کنید.
خرید ایمیل تجاری
شرکت‌های متعددی در داخل و خارج از کشور وجود دارند که سرویس ایمیل تجاری را برای شما فعال می‌کنند. در صورتی که شرکت یا سازمان شما قبلا هاست و زیرساخت لازم را تهیه کرده باشد شما می‌توانید با خرید سرویس ایمیل نصب در محل، این سرویس را با شرایط مطلوب خودتان در هاست مورد نظر خود در اختیار داشته باشید. در این صورت وظیفه نصب، راه‌اندازی و پشتیبانی سرویس ایمیل به عهده شرکت ارائه دهنده خدمات ایمیل است.
ایمیل تجاری رایگان
شما می‌توانید یک حساب ایمیل رایگان توسط یاهو،گوگل، اوت لوک یا سایر شرکت‌های رایگان ارائه‌دهنده ایمیل ایجاد کنید اما توجه داشته باشید که ایمیل‌های رایگان برای کاربردهای تجاری گزینه مناسبی نیستند و در بسیاری مواقع نمی‌توانید یک آدرس ایمیل تجاری و سفارشی که همنام کسبوکار و تجارت شماست ایجاد کنید. همچنین سرویس‌های ایمیل رایگان در مقابل خدماتی که به شما ارائه می‌دهند حجم زیادی پیام تبلیغاتی ارسال می‌کنند. بنابراین استفاده از ایمیل تجاری رایگان گزینه مناسبی برای ارتباطات رسمی نمی‌باشد.
نمونه ایمیل تجاری
داشتن ایمیل رایگان تحت عنوان gmail یا yahoo به دلیل همه‌گیری اعتبار چندانی ندارد و گزینه مناسبی برای استفاده تجاری و برندسازی نیست. همانطور که اشاره شد ایمیل‌های تجاری معمولا متعلق به یک فرد در سازمان است یا اینکه در اختیار یک تیم قرار دارد. این ایمیل‌ها را می‌توان به سادگی و از طریق آدرس دامنه آنها تشخیص داد. تمامی دامنه‌های ایمیل اختصاصی تحت مالکیت یک شخص یا یک شرکت هستند.
اگر دامنه ثبت شده شرکت شما company.com باشد می‌توان آدرس ایمیل sales@company.com را برای بخش فروش درنظر گرفت همین موضوع باعث می‌شود که مشتریان براحتی بتوانند ایمیل ارسال کرده و با بخش فروش ارتباط برقرار کنند.
بهتر است آدرس‌های ایمیل تجاری را کوتاه انتخاب کرده و از اعداد برای آدرس ایمیل استفاده نکنید.
ساخت ایمیل تجاری گوگل
از طریق شرکت‌های ارائه‌دهنده رایگان سرویس ایمیل همچون گوگل هم می‌توان ایمیل تجاری ایجاد کرد. البته بدون خرید دامنه بخش دوم ایمیل که بعد از علامت @ قرار می‌گیرد نمی‌تواند معرفی کننده شرکت یا کسبوکار شما باشد برای مثال می‌توانید آدرس ایمیلی مانند yourbrandname@gmail.com برای خود بسازید که بخش اول آدرس ایمیل شامل نام برند شما باشد. البته ساخت ایمیل تجاری رایگان بدون داشتن دامنه انحصاری از نظر جلب اعتماد مشتریان و حرفه‌ایی بودن گزینه چندان مناسبی نیست.
جمع‌بندی
ایمیل تجاری یکی از روش‌های موثر جهت برقراری ارتباط با مشتریان است و داشتن ایمیل اختصاصی به نوعی سند اعتبار يک شخص يا شرکت محسوب می‌شود. ساخت ایمیل تجاری به روش‌های مختلفی امکان‌پذیر است که در این نوشته روش‌های مختلف ساخت ایمیل تجاری را بیان کردیم. استفاده از ایمیل تجاری زمینه رشد شرکت و کسبوکار شما را فراهم کرده و سبب موفقیت شما می‌شود.
