ایمیل کاری چیست و روش های ساخت آن کدامند؟

ارتباطات آنلاین کاری روز‌به‌روز در حال گسترش است و امروزه انجام مکاتبات از طریق ایمیل کاری و رسمی به یکی از مرسوم‌ترین روش‌های برقراری ارتباط با شرکت‌ها و سازمان‎‌ها تبدیل شده است. با ما همراه باشید که در این مقاله پس از تعریف ایمیل کاری و بررسی نقاط قوت آن به نحوه نوشتن ایمیل کاری خواهیم پرداخت.

ایمیل کاری چیست

ایمیل کاری یک سرویس ایمیل اختصاصی است که برای مکاتبات رسمی مورداستفاده قرار می‌گیرد. در واقع ایمیل کاری یک آدرس ایمیل است که شامل نام دامنه شرکت یا کسب‌و‌کار شما می‌باشد. برای نمونه اگر شما دامنه www.company.com را برای شرکت خود ثبت کرده باشید آدرس ایمیل کاری یا ایمیل شرکتی شما بصورت name@company.com خواهد بود.

مزایای داشتن ایمیل کاری

استفاده از ایمیل کاری مزایای زیادی برای افراد و شرکت‌ها دارد که در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌کینم:

داشتن ایمیل کاری سبب تقویت نام تجاری و افزایش اعتبار کسب‌و‌کار می‌شود. همچنین به‌علت معتبر بودن آدرس ایمیل، مشتریان بیشتر ایمیل‌هایی که از آدرس‌های ایمیل حرفه‌ای ارسال می‌شود را باز می‌کنند. وقتی شخصی منبع ایمیلی را تشخیص نمی‌دهد، به احتمال زیاد در پوشه سطل زباله قرار می‌گیرد.

ایمیل کاری یک بستر امن و محافظت‌شده در اختیار شما قرار می‌دهد و استفاده از شبکه‌های اجتماعی و ایمیل‌های رایگان برای ارسال اطلاعات شخصی و حساس ابزار مناسبی نمی‌باشند. با توجه به محدودیت‌هایی که در حفظ مستندات ارسال و دریافت شده در پیام‌رسان‌ها وجود دارد و همچنین عدم امکان مدیریت، نظارت و کنترل پیام‌ها در شبکه‌های اجتماعی، ممکن است استفاده از این ابزار مشکلاتی را هنگام تبادل پیام برای شما ایجاد کند.

با توجه به نام دامنه شرکت و کسب‌و‌کار می‌توانید ایمیل کاری موردنظر خود را ایجاد کنید.

ارسال پیام با ایمیل کاری به شما این امکان را می‌دهد که با ارسال ایمیل نام تجاری خود را هم ارتقا دهید.

با توجه به اختصاصی بودن و کوتاه بودن آدرس ایمیل کاری بخاطرسپاری آن نیز آسان‌تر است.

از دیگر مزایای داشتن ایمیل کاری امکان حفظ سوابق تمامی فعالیت‌ها و مکاتبات رسمی است.

روش ساخت ایمیل کاری

می‌توانید از روش‌های مختلفی برای ساخت ایمیل کاری استفاده کنید

در ابتدا دامنه و هاست مناسب تهیه کنید. سعی کنید دامنه‌ای که انتخاب می‌کنید مشابه برند کسب و کارتان باشد تا مخاطبان بتوانند با خواندن نام دامنه، با نام برندتان آشنا شوند.

در مرحله دوم لازم است فهرستی از نیازمندی‌هایی که از یک ایمیل کاری دارید را لیست کنید مانند مشخص کردن تعداد حساب کاربری ایمیل موردنیاز، حجم پیام‌های ایمیل ارسالی و دریافتی، ابزارهای جانبی مانند تقویم و فضای ذخیره‌سازی.

در انتها نیز باید روشی را برای راه‌اندازی سرویس ایمیل کاری خود انتخاب کنید که بسته به نیاز خود می‌توانید یکی از سه روش “استفاده از ابزارهای رایگان“، “استفاده از ایمیل تحت هاست” یا “خرید ایمیل ابری” را انتخاب کنید.

ساخت ایمیل کاری رایگان

کسب‌و‌کارهای نوپا و تازه‌کار در ابتدای شروع فعالیت ممکن است به‌علت شرایط مالی و صرفه‌جویی در هزینه‌ها به‌دنبال ساخت ایمیل کاری رایگان باشند که برای داشتن ایمیل کاری رایگان می‌توانند به وبسایت شرکت‌هایی که سرویس ایمیل رایگان ارائه‌ می‌دهند مراجعه کرده و با تکمیل مراحل ثبت‌نام به ایمیل خود دسترسی داشته باشند. با توجه به این موضوع که هنگام ساخت ایمیل‌ رایگان صحت اطلاعات کاربران سنجش نمی‌شود در نتیجه تضمینی برای امنیت ارتباطات و پایداری این‌گونه سرویس‌های ایمیل وجود ندارد.

نحوه نوشتن ایمیل کاری

شاید در نگاه اول نوشتن ایمیل کاری ساده و آسان بنظر برسد ولی نگارش ایمیل کاری و رسمی نیاز به مهارت دارد، ساختار خاصی داشته و شامل یکسری قواعد است که هنگام ارسال ایمیل کاری باید به نکات زیر توجه کنید:

برای ارسال ایمیل به شرکت‌های رسمی از ایمیل‌های غیرمتعارف استفاده نکنید بهتر است از ایمیل کاری خود که معرف شما یا کسب‌و‌کارتان است استفاده نمایید.

از عناوین کوتاه و مناسب برای عنوان ایمیل استفاده کنید تا خواننده ترغیب به خواندن ایمیل شود.

هنگام نوشتن ایمیل کاری دقت داشته باشید که از پرحرفی و گزافه‌گویی بپرهیزید. از پاراگراف‌های کوتاه استفاده کرده، پیام اصلی خود را در ابتدای ایمیل بنویسید و به میزان کافی اطلاعات در اختیار گیرنده پیام قرار دهید.

در انتهای ایمیل با یک خط پایانی مطالب خود را جمع‌بندی کنید.

پس از اتمام نوشتن ایمیل کاری حتما در انتها آن‌را مرور کرده و در صورت وجود خطا و اشتباهات احتمالی آنها را اصلاح نمایید.

تفاوت ایمیل شرکتی و ایمیل کاری

ایمیل شرکتی ایمیلی است که روی هاست مربوط به شرکت شما راه‌اندازی می‌شود، ایمیل کاری نیز با نام دامنه کسب‌و‌کار و فعالیت شما تنظیم می‌شود. ایمیل کاری تفاوتی با ایمیل شرکتی ندارد. ایمیل‌ کاری از ابزارهای مهم برای ارتباط با همکاران و مشتریان است و بهترین گزینه برای ارسال و دریافت پیام‌های رسمی و مربوط به کار است. در واقع با ساخت ایمیل کاری شما یک سرویس ایمیل اختصاصی برای شرکت و کسب‌و‌کار خود ایجاد کرده و می‌توانید از طریق آن هر تعدادی که بخواهید ایمیل با نام شرکتتان برای افراد شرکت درست کنید.

جمع‌بندی

بخش قابل توجهی از مراودات و ارتباطات تجاری به وسیله‌ ایمیل انجام می‌شود و ایمیل یکی از موثرترین و پربازده‌ترین ابزارهای ارتباطی است. ایمیل کاری روی دامنه رسمی شرکت یا کسب‌و‌کار شما تعریف می‌شود و داشتن ایمیل کاری بهترین گزینه برای تبادل پیام‌های رسمی است. بهتر است هنگام ارسال ایمیل کاری نکاتی را که در مورد نوشتن ایمیل کاری ذکر کردیم رعایت کنید.