امروزه بیشتر کسب‌وکارها با جریان تکنولوژی هماهنگ شده و ایمیل را جایگزین نامه کرده‌اند. برای استفاده درست از ایمیل، باید شناخت صحیحی از آن داشته باشیم. اگر به‌تازگی وارد محیط کار شده‌اید ممکن است یکی از چالش‌های شما نحوه ایمیل رسمی زدن باشد. بنابراین باید با اصول نگارش ایمیل رسمی آشنا شده و لازم است قواعدی هنگام نوشتن ایمیل رسمی رعایت شود.
نحوه ایمیل رسمی زدن به استاد
یکی از آسان‌ترین و پرکاربردترین راه‌های ارتباطی دانشجویان با اساتید از طریق ارسال ایمیل است. هنگام ارسال ایمیل به استاد باید یکسری نکات را رعایت کنید در این بخش راهکارهایی در رابطه با نحوه ایمیل به استاد را بیان می‌کنیم.
زمان ارسال ایمیل
قبل از ارسال ایمیل به استاد اگر استاد مربوطه خارج از کشور است، حتما زمان کشور مقصد را چک کرده و اختلاف ساعت با کشور مقصد را در نظر داشته باشید که در زمان مناسبی ایمیل را ارسال نمایید. همچنین از ارسال ایمیل در ساعات خیلی زود یا خیلی دیر اجتناب کنید. بهتر است ایمیل در روزهای کاری هفته ارسال شود.
استفاده از ایمیل دانشگاهی
از آدرس ایمیل رسمی و اختصاصی استفاده کنید، بهتر است آدرس ایمیل شما از نام و نام‌خانوادگی شما تشکیل شده باشد. اگر ایمیل دانشگاهی دارید ترجیحا از آن استفاده کنید. با داشتن ایمیل دانشگاهی ، اساتید به‌راحتی می‌توانند از طریق آدرس ایمیل، دانشجویان را شناسایی کرده و با آنها در ارتباط باشند.
مختصر بنویسید
اساتید ایمیل‌های زیادی از سمت دانشجویان دریافت می‌کنند از طولانی نوشتن متن ایمیل پرهیز کنید. امکان دارد خواندن ایمیل‌های طولانی برای اساتید، زمان‌بر و خسته‌کننده باشد و به‌دلیل کمبود وقت از خواندن آن اجتناب کنند، به وقت و زمان خوانندگان خود احترام بگذارید، اگر اساتید احساس کنند پیام شما بی‌دلیل طولانی است، نگاه گذرا و شتابزده به آن خواهند داشت از زیاده‌گویی و طفره رفتن پرهیز کرده و سراغ اصل مطلب بروید.
عنوان مناسب
عنوان ایمیل شما بازتاب‌دهنده متن ایمیل ارسالی شماست. به‌هیچ وجه، عنوان ایمیل را خالی نگذارید در این صورت ممکن است ایمیل شما اسپم تلقی شده و هرگز به دست استاد نرسد. از عناوین پرتکرار پرهیز کنید.
متن ایمیل
متن ایمیل را با نام یا نام‌خانوادگی استاد شروع کنید و حتما رتبه و رده علمی اساتید را موردتوجه قرار دهید. خطاب کردن استاد بدون اسم، کار اشتباه و غیرحرفه ایی است. قبل از ذکر نام اساتید رتبه و جایگاه دانشگاهی استاد را ذکر کنید به‌عنوان مثال: دکتر جباری گرامی.
بهتر است ایمیل شما شامل سه بخش باشد
بخش اول: معرفی
در بخش اول ایمیل به‌صورت خلاصه خود را معرفی کرده و نام و ملیت خودتان را ذکر کنید. سپس اطلاعاتی در مورد رشته و دانشگاهی که فارغ التحصیل شده اید بنویسید. به نکات مثبت خود همچون معدل بالا و تعداد مقالات هم اشاره‌ای داشته باشید.
بخش دوم: علاقمندی و تجربیات شما
این بخش مهم‌ترین و اصلی‌ترین قسمت ایمیل شما را تشکیل می‌دهد. با مراجعه به وب‌سایت اساتید می‌توانید اطلاعاتی در مورد پژوهش‌ها و تحقیقات استاد داشته باشید و با درنظرگرفتن زمینه تحقیقاتی و پژوهشی استاد به سوابق تحصیلی، تجربه کاری و پژوهش‌های مرتبط خود اشاره کنید. یک متن مشترک را برای تمامی اساتید ارسال نکنید و باتوجه به زمینه‌کاری هر استاد ایمیل‌های خود را شخصی‌سازی کنید.
از جمله نکاتی که در نحوه ایمیل به استاد باید به آنها توجه داشته باشید اینکه از کلمات و جملات عامیانه یا مخفف استفاده نکنید، نکات نگارشی را در نوشتن ایمیل رعایت کنید زیرا عدم رعایت این موارد نشان‌دهنده نداشتن مهارت نوشتاری شماست.
بخش سوم: اعلام درخواست و هدف از ارسال ایمیل
درخواست خود و دلیل ارسال ایمیل به استاد را به‌صورت واضح بنویسید. در این بخش شما باید اشتیاق و علاقه خود را برای ادامه تحصیل و همکاری با استاد بیان کنید. اگر رزومه خود را به همراه ایمیل ارسال می‌کنید حتما این نکته را اطلاع‌رسانی کنید که فایلی به ایمیل پیوست کرده‌اید.
سپاسگزاری و پایان مناسب
با یک عبارت پایانی مناسب ایمیل را تمام کنید. از جمله عبارات رسمی و متداولی که برای خاتمه ایمیل مناسب هستند عباراتی نظیر: ارادتمند شما، با احترام. قبل از ارسال ایمیل مجدد آن‌را مرور کرده و با دقت گرامر و املای کلمات تایپ شده را بررسی کنید.
ایمیل به شرکت های رسمی
در بخش قبلی با نحوه ایمیل به استاد آشنا شدید. برای اهداف فردی ممکن است نیاز به نوشتن یک ایمیل رسمی پیدا کنید. ایمیل های رسمی ساختار مشخصی دارند، ممکن است فرمت ایمیل ارسالی به دوست صمیمی اهمیت چندانی نداشته باشد اما وقتی می‌خواهیم به شرکت های رسمی ایمیل ارسال کنیم ایمیل باید به‌نحوی نوشته شود که تاثیر مثبتی روی ذهن گیرنده ایمیل داشته باشد. ایمیل رسمی معمولا خطاب به مدیر یا رئیس نوشته می‌شود.
قالب ایمیل
هنگام ارسال ایمیل به شرکت های رسمی از ایمیل رسمی استفاده کنید که بهتر است ترکیبی از نام و نام خانوادگی شما باشد. هرگز از ایمیلی با اسامی غیرمتعارف و مستعار اقدام به ارسال ایمیل به شرکت های رسمی نکنید.
عنوان ایمیل
یکی دیگر از مواردی که در نحوه ایمیل رسمی زدن به شرکت ها باید به آن توجه کنید انتخاب عنوان درست است که مخاطب را ترغیب به خواندن ایمیل می‌کند عنوان ایمیل خود را کوتاه و واضح بنویسید.
شروع ایمیل با سلام و احترام
ایمیل خود را با سلام شروع کنید. اگر نام مخاطب را می‌دانید حتما ذکر کنید. اگر نام مخاطب را نمی‌دانید از عنوان آقا/خانم گرامی استفاده نمایید. بعد از سلام ابتدا به معرفی خود پرداخته و سپس سراغ اصل مطلب بروید.
متن ایمیل به شرکت های رسمی
از پاراگراف‌های کوتاه استفاده کنید. مهم‌ترین نکته هنگام ارسال ایمیل به شرکت های رسمی ، نوشتن یک متن اصولی، تاثیرگذار و دقیق است.
از فونت و سایز مناسب استفاده کنید. سایز 12 گزینه مناسبی است. از سبک کج، برجسته یا رنگی به‌هیچ عنوان استفاده نکنید.
اگر ایمیل شما حاوی عکس یا ویدئو می‌باشد بهتر است به‌صورت وسط‌چین داخل ایمیل قرار بگیرد و در صورت وجود فایل پیوست حتما در داخل ایمیل به آن اشاره کنید.
اتمام ایمیل با یک عبارت احترام‌آمیز
ایمیل خود را با متن مناسبی به اتمام برسانید و از عناوینی مانند با احترام، ارادتمند شما استفاده کنید. در صورت داشتن امضاء آنلاین یا لوگوی شرکت، حتما آن‌را به انتهای ایمیل خود اضافه نمایید.
جمع‌بندی
نحوه ایمیل رسمی زدن شاید در نگاه اول کمی دشوار باشد ولی با درنظرگرفتن روش‌ها و اصول کلی که در بالا به آن اشاره شد مانند مطرح‌کردن پیام به‌صورت شفاف و مختصر، رعایت قالب ایمیل و بازبینی مجدد قبل از ارسال ایمیل می‌توان به سادگی به استاد یا شرکت های رسمی ایمیل ارسال کرد و نتیجه مطلوبی گرفت.
