چرا به ایمیل اختصاصی نیاز داریم؟

ایمیل اختصاصی چیست؟

ایمیل اختصاصی همان‌طور که از نامش پیداست به سرویس ایمیلی گفته می‌شود که بطور اختصاصی برای شرکت یا سازمانی راه‌اندازی می‌شود. در آدرس ایمیل اختصاصی بعد از @ به جای یاهو یا جیمیل نام شرکت یا سازمان شما می‌آید. اگر نام شرکت یا کسب‌و‌کار شما bestcompany باشد در این‌صورت آدرس ایمیل اختصاصی شما بصورت yourname@bestcompany.com خواهد بود.

اگر به انتهای ایمیل‌های اختصاصی دقت کنید متوجه خواهید شد این ایمیل‌ها توسط نام شرکت به پایان می‌رسند و بعد از کاراکتر @، شاهد آدرس دامنه شرکت خواهیم بود.

ایمیل پل ارتباطی بین شما و مشتریان در دنیای مجازی هستند و از این طریق می‌توانید با آنها در ارتباط باشید. متاسفانه برخی شرکت‌ها از آدرس ایمیل‌های عمومی جیمیل و یاهو استفاده می‌کنند که این‌کار بسیار غیرحرفه‌ای است. اگر شما ایمیل‌های کاری و رسمی خود را با ایمیل asbfk2000@gmail.com ارسال کنید گیرنده، پیام شما را جدی نخواهد گرفت.

تفاوت آدرس ایمیل اختصاصی با ایمیل‌های عمومی مثل gmail، yahoo، hotmail در این است که شما با ثبت دامنه و خرید سرویس هاستینگ، می توانید ایمیل مخصوص دامنه خود را داشته باشید. با داشتن ایمیل اختصاصی دیگر نیازی به استفاده از سرویس‌های عمومی ایمیل مانند یاهو و جیمیل نیست و می‌توانید تمامی پیام‌ها و مکاتبات اداری خود را با آن انجام دهید.

انواع ایمیل اختصاصی

ایمیل اختصاصی به دو صورت ایمیل ابری و سرویس ایمیل نصب در محل مشتری ارائه می‌شود.

فناوری ابری به همه جنبه‌های زندگی کاربران و افراد نفوذ کرده است. افراد و سازمان‌ها می‌توانند همه اسناد و مدارک خود را روی بستر ابر ذخیره کرده و به راحتی به آنها دسترسی داشته باشند. امروزه بیشتر شرکت‌ها به دلایل مختلفی از جمله هزینه، دسترسی محدود و ناپایداری در حال انتقال سرویس‌های ایمیل خود به بسترهای ابری هستند.

استفاده از سرویس ایمیل ابری باعث می‌شود مدیریت شما بر روی سیستم ایمیل آسان‌تر شود و نیازی نیست نگران مسائل مربوط به به‌روزرسانی یا تعمیر و نگهداری سرویس خود باشید. خدمات ایمیل ابری به  طور قابل توجهی باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود و مدیریت را ساده می‌کند.

سرویس ایمیل نصب در محل مشتری راهکار مناسبی برای شرکت‌هایی است که تمایل دارند سرویس در زیرساخت سازمان خودشان نصب شود و بیشتر مناسب شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ است. در این حالت، تمامی اطلاعات در داخل سرورهایی که در محل مرکز داده سازمان قرار دارند نگه‌داری می‌شوند.

مزایای داشتن ایمیل اختصاصی

مهم ترین مزیت داشتن ایمیل اختصاصی افزایش اعتبار برند و معتبربودن برای مشتریان شماست. استفاده از ایمیل‌های رایگان یاهو و جیمیل برای شرکت و سازمان، حس خوبی به مشتریان منتقل نمی‌کند اما داشتن ایمیل اختصاصی تاثیر زیادی در جذب افراد خواهد داشت.

یکی دیگر از مزایای ارزشمندی که با داشتن سرویس ایمیل اختصاصی به کاربران عرضه می‌شود موضوع حفظ محرمانگی اطلاعات و افزایش امنیت ایمیل‌های ارسالی و دریافتی است. احتمال هک‌شدن ایمیل‌های رایگان خیلی زیاد است اما با رعایت نکات امنیتی امکان هک‌کردن ایمیل اختصاصی سخت خواهد بود.

ایمیل اختصاصی برخی محدودیت‌ها مانند تعداد ارسال ایمیل در هر روز، حجم فایل‌های پیوست شده و .. را ندارد.

استفاده از یک قالب استاندارد برای تمامی آدرس‌های ایمیل.

داشتن ایمیل اختصاصی باعث استانداردسازی آدرس ایمیل می‌شود و می‌توانید از یک قالب مشخص برای آدرس ایمیل کارمندان شرکت استفاده کنید باتوجه به اینکه آدرس ایمیل اختصاصی کوتاه‌تر است، بخاطرسپاری آن نیز آسان بوده و مشتریان به‌راحتی می‌توانند با کارمند مربوطه ارتباط برقرار کنند.

خدمات بکاپ و پشتیبانی پیوسته

با داشتن ایمیل اختصاصی می‌توانید از ایمیل‌های خود بکاپ داشته باشید تا در صورت بروز مشکل امکان بازگردانی و بازیابی اطلاعات وجود داشته باشد. همچنین  وجود یک گروه پشتیبانی به‌صورت پیوسته و 24 ساعته از مهم‌ترین مزایای ایمیل اختصاصی محسوب  می‌شود.

ساخت ایمیل اختصاصی

برای داشتن ایمیل اختصاصی لازم است که ابتدا هاست و دامین خریداری شود.

ثبت  و خرید دامنه اختصاصی

در گام اول یک دامنه با نام و پسوند دلخواه خریداری کنید. بهتر است دامنه‌ای را انتخاب کنید که دربرگیرنده نام خودتان یا مجموعه کاری شما باشد.

خرید هاست ایمیل

هاست فضایی است که شما می‌توانید اطلاعات مورد نظر خود را درون آن قرار دهید و این فضا به دامنه شما متصل می‌باشد. اغلب هاست‌هایی که با نام هاست لینوکس در اینترنت وجود دارند قابلیت میزبانی ایمیل را هم دارند. البته این روش کمی پیچیده بوده و تمام مراحل نصب، راه‌اندازی و پیاده‌سازی بر عهده خود شما است. شرکت‌هایی که سرویس ایمیل ابری خریداری می‌کنند نیازی به خرید هاست ندارند.

ساخت ایمیل اختصاصی برای سایت

همانطور که در بخش بالا گفته شد شما می‌توانید با ثبت دامنه و خرید سرویس میزبانی وب، ایمیل مرتبط با دامنه خود را داشته باشید و یک یا چندین ایمیل اختصاصی بسازید. پنل های مدیریت سایت مانند سی پنل یا دایرکت ادمین این امکان را به شما می‌دهند تا بتوانید ایمیل اختصاصی که مختص دامنه شماست را ایجاد نمایید.

ایمیل اختصاصی رایگان

برای ساخت ایمیل اختصاصی رایگان شما می‌توانید یک حساب ایمیل رایگان در جیمیل، یاهو یا هات‌میل برای خود ایجاد کنید ولی ممکن است نام اختصاصی موردنظر شما قبلا توسط فرد دیگری ثبت شده باشد و نتوانید از نام کسب‌و‌کار خود استفاده کنید. از آنجایی که هر شخص می‌تواند توسط سرویس‌های رایگان ایمیل برای خود حساب کاربری ایجاد کند، اعتماد کردن به این آدرس‌های ایمیل به عنوان حساب ایمیل اختصاصی ، برای مشتریان دشوار است.

جمع‌بندی

استفاده از آدرس ایمیل اختصاصی که نام شرکت یا سازمان شما در دامنه آن باشد اعتبار زیادی برای کسب‌و‌کار شما ایجاد می‌کند همچنین امنیت مکاتبات و محرمانگی اطلاعات شما کاملا حفظ خواهد شد. در واقع هر بار که شما از طریق ایمیل اختصاصی ، ایمیلی ارسال می‌کنید نام دامنه شما هم برای مشتریان نمایش داده می‌شود که با این‌کار عملا کسب‌و‌کار شما هم تبلیغ شده و آنها مشتاق به بازدید از وبسایت شما می‌شوند.