امروزه با پیشرفت تکنولوژی و نفوذ اینترنت در همه بخش‌های زندگی، ایمیل به‌عنوان منبع اصلی برقراری ارتباطات در کسب و کارهای بزرگ و کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد. اکثر مشاغل به ایمیل و ابزارهای تعامل سازمانی کارآمد جهت کاهش هزینه‌های مدیریتی نیاز دارند. شرکت‌های زیادی وجود دارند که خدمات میزبانی ایمیل یا هاست ایمیل ارائه می‌دهند، شما باید هنگام خرید هاست ایمیل به یکسری نکات کلیدی توجه داشته باشید تا بتوانید مناسب‌ترین گزینه را انتخاب کنید.
هاست چیست
هاست (Host) بخشی از سرور است که اطلاعات سایت شما مانند صفحات وبسایت، عکس‌ها و تصاویر روی آن قرار می‌گیرند و کاربران با در اختیار داشتن آدرس اینترنتی سایت شما می‌توانند از آن بازدید کنند.
هاست ایمیل چیست
هاست ایمیل (Mail Hosting) در واقع یک سرویس میزبانی است که توسط سرورهای ایمیل اجرا می‌شود. یعنی یک سرور، به نگهداری از ایمیل‌ها و انجام کارهای مرتبط به آنها اختصاص داده می‌شود. به عبارت ساده‌تر شما با خرید هاست ایمیل می‌توانید از امکانات میل‌سرور استفاده کرده و امکان ارسال، دریافت و ذخیره ایمیل در سرور را دارید.
انواع کنترل پنل هاست
کنترل پنل هاست ابزاری است که به کمک آن می‌توانید وبسایت خود را مدیریت کنید و این امکان را برای شما فراهم می‌کند که بیشتر فرآیندهای پیچیده مدیریت هاست را تنها با چند کلیک از یک رابط کاربری ساده انجام دهید. کنترل پنل هاست شامل دو دسته کلی می‌باشد:
– کنترل پنل های ویندوزی
– کنترل پنل های لینوکسی
کاربردی‌ترین کنترل پنل‌های ویندوزی عبارتند از Plesk, hosting controller و eXtend
از محبوب‌ترین و قدرتمندترین کنترل پنل‌های لینوکسی می‌توان به CPanel, DirectAdmin, Cortex , Usermin ,… اشاره کرد.
ایمیل سرور
ایمیل به‌عنوان یک پل ارتباطی مهم برای انجام مکاتبات درون و برون سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد، در پشت صحنه هر ایمیلی که ارسال می‌شود سرورهایی بنام ایمیل سرور وجود دارند که وظیفه مدیریت و تبادل پیام‌ها را به‌عهده دارند، امروزه ایمیل سرور یکی از ضروریات سازمان‌ها یا شرکت‌های بزرگ محسوب می‌شود. در واقع می‌توان گفت میل سرور سرویس ایمیلی است که بصورت انحصاری در اختیار شماست هر ایمیلی که ارسال می شود در طول مسیر از طریق یک سری از سرور های ایمیل عبور می‌کند تا به گیرنده مورد نظر برسد.
از مزایای استفاده از ایمیل سرور می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
امنیت بالا در مقابل ویروس‌ها و هرزنامه‌ها
امکان به‌اشتراک گذاری تقویم و برنامه‌های روزانه
تعریف قوانینی جهت کنترل و سطوح دسترسی کاربران
دسترسی از داخل و خارج سازمان
سازکاری با موبایل و تبلت و امکان از استفاده از این ابزارها جهت کنترل ایمیل‌ها
اعمال محدودیت در تعداد ایمیل‌های ارسالی یا حجم ایمیل‌ها
ایمیل اختصاصی
ایمیل از امن‌ترین ابزارها برای ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی محسوب می‌شود. یکی از مزایای هاست ایمیل یا همان میزبانی ایمیل، داشتن آدرس ایمیل اختصاصی با دامنه سایت خودتان است. خرید ایمیل اختصاصی یا همان هاست ایمیل مناسب افراد و سازمان‌هایی است که قصد دارند با دامنه ثبت‌شده خود ایمیل ارسال نمایند.
هاست ایمیل این امکان را به شما می‌دهد که یک آدرس ایمیل اختصاصی داشته باشید، آدرس ایمیلی که روی یک دامنه اختصاصی تعریف شده و از نام دامنه وب سایت شما استفاده کرده است.
اگر سایت شما yourbrand.com باشد، آدرس ایمیل شما می‌تواند بصورت yourname@yourbrand.com باشد. آدرس ایمیل اختصاصی باعث حرفه‌ای تر شدن و شناساندن کسب و کار یا نام تجاری شما می‌شود.
دامنه ایمیل چیست؟
دامنه یا دامین ، نامی است که وبسایت از طریق آن قابل دستیابی خواهد بود. در واقع دامنه همان آدرس وبسایت است.
دامنه ایمیل آدرس وبسایتی است که بعد از علامت @ در آدرس ایمیل می‌آید. به‌عنوان نمونه در مثالی که در قسمت بالا گفتیم، در ایمیل yourname@yourbrand.com عبارت yourbrand.com که پس از نماد @ آمده، دامنه ایمیل می‌باشد. شما می‌توانید یک دامنه ایمیل خریداری کرده یا از دامنه ایمیل رایگان استفاده کنید.
مزایای هاست ایمیل
داشتن آدرس ایمیل اختصاصی
استفاده از آدرس ایمیل اختصاصی علاوه بر حرفه‌ای‌تر بودن، می‌تواند سبب شناخته شدن برند شرکت و کسب و کار شما شود و همین موضوع سبب تعامل بیشتر شما با مشتریان خواهد شد. تجربه نشان داده است که مشتریان به برندهایی که می‌شناسند یا تا حدودی با آنها آشنا هستند اعتماد بیشتری دارند. هاست ایمیل در هویت برند شما تاثیرگذار بوده و با حرفه‌ای نشان دادن آن، سبب می‌شود برند و کسب و کار شما در ذهن مخاطب حک شود.
خلاص شدن از تبلیغ
اکثر کاربران با پدیده ایمیل تبلیغاتی مواجه شده‌اند و روزانه ایمیل‌های تبلیغاتی زیادی دریافت می‌کنند. اگر شما هم از دست پیام‌های تبلیغاتی خسته شده‌اید، با استفاده از هاست ایمیل از شر تبلیغات مزاحم و آزار دهنده راحت می‌شوید.
فضای ذخیره سازی بیشتر و امکان پیوست فایل‌هایی با حجم زیاد
بیشتر سرویس‌های رایگان ایمیل، دارای محدودیت حجم در ارسال فایل هستند ولی شما می‌توانید با خرید هاست ایمیل ، امکان تخصیص فضای ذخیره‌سازی بیشتری را به کاربران ارائه دهید.
مقابله با ایمیل‌های مخرب و ویروس‌ها در هاست ایمیل
اگر از اسپم شدن ایمیل‌های ارسالی و دریافت اسپم‌های زیاد خسته شده‌اید، استفاده از هاست ایمیل گزینه مناسبی برای شما می‌باشد. با انجام تنظیماتی در هاست ایمیل و تعریف یکسری فیلترها می‌توانید از دریافت اسپم‌ها جلوگیری کنید. مثلا با تعریف لیستی از آدرس‌های اسپمر در نرم‌افزار هاست، اگر ایمیلی از جانب آن لیست تعریف شده، دریافت شود به‌صورت خودکار اسپم تلقی شده و وارد پوشه اسپم ایمیل شما می‌شود.
توضیحات جامع و کامل‌تر را می‌توانید در مقاله خرید هاست ایمیل ، مزایا و معایب آن برای راه‌اندازی ایمیل سازمانی مطالعه نمایید.
قیمت هاست ایمیل
موضوع قیمت هاست ایمیل به موارد مختلفی مانند تعداد اکانت ایمیل، تعداد ایمیل‌های ارسالی در طول روز، فضای ذخیره‌سازی و دسترسی به نرم‌افزارهای مختلفی که بر روی سرور هستند و شرکت ارائه‌دهنده هاست باید ماهانه برای این نرم افزارها هزینه لایسنس پرداخت کند متفاوت می‌باشد. لذا با بررسی امکانات و ویژگی‌هایی که شرکت هاستینگ در هر پلن ارائه می‌دهد و با توجه به نیاز خود می‌توانید سرویس مناسب را انتخاب کنید.
هاست ایمیل رایگان
شرکت‌های زیادی در سراسر جهان وجود دارند که خدمات و سرویس‌های خود را بصورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهند. هاست ایمیل رایگان همراه با بسته میزبانی وب ارائه می‌شود که از طریق نرم‌افزارهای کنترل پنل می‌توان آن را فعال کرد. البته هاست ایمیل رایگان مانند سایر خدمات رایگانی که ارائه می‌شود دارای جنبه‌های منفی همچون محدودیت در حجم و فضا، ارسال تبلیغات و جمع‌آوری اطلاعات کاربران جهت اهداف تبلیغاتی می‌باشد.
کاربردهای میزبانی ایمیل
اگر کسبوکار و نحوه ارتباط شما با کارکنان و مشتریان به ایمیل متکی است و می‌خواهید خدمات ایمیل قابل اعتمادی را بدون دردسر در اختیار داشته باشید سراغ میزبانی ایمیل بروید. در ادامه به برخی از مهم‌ترین کاربردهای میزبانی ایمیل اشاره می‌کنیم:
امکان گروه‌بندی و مدیریت کاربران
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های میزبانی ایمیل این است که امکانات خوبی در اختیار شما قرار دهد از جمله این موارد می‌توان به مدیریت لیست آدرس‌ها و دسته‌بندی کاربران اشاره کرد. با استفاده از این ویژگی می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن به افرادی که گروه‌بندی شده‌اند ایمیل ارسال کنید.
مقیاس‌پذیر بودن
شما دقیقا نمی‌دانید در آینده به چه مقدار فضا برای ذخیره‌سازی ایمیل یا چه تعداد صندوق‌پستی برای کسبوکار خود نیازخواهید داشت. بنابراین بهتر است هنگام انتخاب ارائه‌دهنده میزبانی ایمیل دقت کرده و گزینه‌ایی را برگزینید که بتوانید نیازهای شما را با رشد کسب‌و‌کارتان تامین کند.
ارسال در زمان تعیین‌شده
یکی از مواردی که در یک سرویس میزبانی ایمیل اهمیت دارد انجام کار زمانبندی و ارسال در زمان‌های تعیین‌شده است در اینصورت تنها با یکبار تنظیم زمان از طریق تقویم خود تمامی ایمیل‌های مورد نظر شما ارسال خواهند شد. به عنوان مثال می‌توان به ایمیل‌هایی که به صورت روزانه برای کاربرانی که تولدشان است ارسال می‌شود اشاره کرد.
نکات مهم در خرید هاست ایمیل مناسب
امنیت
هنگام خرید هاست حتما به این نکته توجه داشته باشید که امنیت، سرعت و پایداری هاست ایمیل اهمیت ویژه‌ایی دارد. احتمال لو رفتن ایمیل‌ها و افشای اطلاعات در سرویس‌های عمومی بسیار زیاد است، کسب و کارهایی که موضوع امنیت برایشان در اولویت قرار دارد به سراغ استفاده از هاست ایمیل می‌روند. شرکتی را انتخاب کنید که از فایروال‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری استفاده کند. گواهینامه‌های SSL امروزه امری ضروری محسوب می‌شوند بررسی کنید سرویس موردنظرتان حتما از گواهینامه SSL استفاده نماید.
خدمات پشتیبانی
یکی از نکات مهم در خرید هاست ایمیل ، کیفیت و نوع خدمات پشتیبانی است. در هر سرویسی امکان بروز مشکلات و قطعی وجود دارد ولی یک شرکت مناسب باید در 7روز هفته بصورت 24ساعته پاسخگوی مشتریان خود باشد.
قیمت مناسب
داشتن یک سرویس معتبر و باکیفیت، ارزان قیمت نمی‌باشد. ولی هزینه‌ایی هم که بابت هاست ایمیل پرداخت می‌کنید باید مقرون به صرفه باشد، مثلا برای صرفه‌جویی در هزینه‌هایتان می‌توانید از برخی هزینه‌های جانبی مانند پهنای باند یا به‌روزرسانی‌ها صرفنظر کنید.
بهترین هاست ایمیل
در حال حاضر شرکت‌های زیادی وجود دارند که خدمات هاستینگ با کیفیت ارائه می‌دهند شما می‌توانید با بررسی شرکت‌های ارائه‌دهنده هاست ایمیل و همچنین در نظرگرفتن نکات ذکرشده هنگام خرید هاست ایمیل بهترین هاست ایمیل را خریداری کنید البته تمامی شرکت‌ها موارد مهم و کلیدی که برای خرید هاست ایمیل وجود دارد را رعایت می‌کنند تنها تفاوتی که وجود دارد ارائه این مشخصات مانند بکاپ گیری یا محدودیت در ارسال روزانه ایمیل و .. توسط این شرکت‌ها می‌باشد.
جمع‌بندی
میزبانی ایمیل امن و پیشرفته‌ای که با دامنه شما مطابقت داشته باشد، کار پیچیده‌ایی نیست، شما با خرید هاست ایمیل می‌توانید ایمیل‌هایتان را با نام برند خود ارسال کنید. از جمله مزایای هاست ایمیل می‌توان به امنیت بالا هنگام ارسال ایمیل و همچنین جلوگیری از اسپم شدن ایمیل‌ها اشاره کرد.
