اغلب شرکت‌ها و افرادی که روی برندسازی شخصی خود کار می‌کنند، نیاز به یک آدرس ایمیل حرفه‌ای دارند. شاید شما بخواهید کارت ویزیت یا سربرگ چاپ کنید و برای این منظور نیاز به یک حساب ایمیل اختصاصی داشته باشید.
با یک جستجوی ساده متوجه می‌شوید که اکثر شرکت‌ها و کسب‌و‌کارها از آدرس ایمیل رایگان یاهو و جیمیل استفاده نمی‌کنند بلکه هر کسب‌و‌کار معتبری نیازمند داشتن ایمیل شرکتی است. داشتن ایمیل اختصاصی برای شرکت‌ها اهمیت زیادی دارد زیرا از یک سو باعث ایجاد اعتماد و اعتبار برای شرکت شده و از سوی دیگر سبب حرفه‌ای‌ترشدن ارتباطات و خدمات آن شرکت می‌شود.
ایمیل شرکتی چیست
ایمیل شرکتی به ایمیلی گفته می‌شود که شامل نام‌تجاری شرکت یا کسب‌و‌کار شماست که روی هاست مربوط به شرکت ایجاد می‌شود و از سرویس دهنده‌های ایمیل استفاده نمی‌شود.
ایمیل شرکتی بخاطر داشتن دامنه اختصاصی همنام با عنوان شرکت با ایمیل‌های شخصی که توسط شرکت‌های ارائه‌دهنده ایمیل مانند جیمیل و یاهو ارائه می‌شود متفاوت است. در اصل باید بگوییم که در ایمیل شرکتی از نام دامنه سایت شما به جای Gmail یا Yahoo استفاده می‌شود.
مزایای داشتن ایمیل شرکتی
شرکت‌های زیادی وجود داردند که همچنان از آدرس‌های ایمیل رایگان جیمیل و اوتلوک استفاده می‌کنند. استفاده از این نوع آدرس ایمیل‌ها این دید را در ذهن کاربر ایجاد می‌کند که با یک شرکت غیرحرفه‌ای با منابع کم مواجه است. ایمیل شرکتی مزایای زیادی برای کسب و کارها دارد و می‌تواند سبب رشد آن شود در ادامه به برخی از مزیت‌های داشتن ایمیل شرکتی اشاره می‌کنیم
– داشتن ایمیل شرکتی سبب افزایش اعتبار شرکت و برند می‌شود.
– با توجه به اینکه ایمیل شرکتی حاوی نام شرکت یا کسب‌و‌کار شماست هربار که ایمیلی با آن ارسال می‌کنید در واقع کار خود را تبلیغ کرده و افراد بیشتری با نام شرکت شما آشنا می‌شوند.
– به‌علت اختصاصی بودن ایمیل‌های شرکتی، شما می‌توانید کوتاه‌ترین و ساده‌ترین نام را برای ایمیل خود انتخاب کنید که به‌راحتی در ذهن مخاطب باقی بماند.
– از دیگر مزایای ایمیل شرکتی داشتن کنترل پنل است که از طریق آن می‌توان تمامی حساب‌های ایمیل را کنترل و مدیریت کرد. همچنین از طریق کنترل پنل می‌توان حسابی را اضافه یا حذف کرد و گذرواژه‌ها را تغییر داد.
– با داشتن ایمیل شرکتی، ارسال و دریافت ایمیل‌ها بصورت منظم و دسته‌بندی‌شده انجام می‌شود. مثلا برای هر یک از بخش‌های فروش، پشتیبانی و فناوری اطلاعات شرکت می‌توانید از آدرس ایمیل‌های مجزا استفاده کنید.
– اگر هنگام پاسخگویی به سوالات مشتریان از ایمیل شرکتی استفاده کنید تصور درستی به مشتری القا می‌شود و نشاندهنده این موضوع است که خدمات شرکت شما بصورت قانونی ارائه می‌شود.
– یکی دیگر از مزایای داشتن ایمیل شرکتی این مورد است که تا حد زیادی می‌تواند از اسپم‌شدن پیام شما جلوگیری کند.
ساخت ایمیل شرکتی رایگان
می‌توانید با ثبت‌نام در سایت‌های داخلی یا خارجی ارائه دهنده خدمات ایمیل مانند یاهو و گوگل یک حساب ایمیل رایگان برای خود بسازید اما ایمیلی که با پسوند yahoo یا gmail ساخته شود برای استفاده تجاری و برندسازی مناسب نیست و اعتبار چندانی ندارد. البته اگر برای شرکت خود هاست یا فضای میزبانی تهیه کرده‌اید برخی از شرکت‌های هاستینگ این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند تا چند ایمیل محدود را به رایگان روی هاست خود ایجاد کنید ولی ارائه این خدمات در برخی دیگر از شرکت‌ها پولی است.
نحوه ساخت ایمیل شرکتی
راه‌اندازی ایمیل شرکتی گامی بزرگ برای موفقیت در کسب‌و‌کار شماست. روش‌های مختلفی برای ساخت ایمیل شرکتی وجود دارد که در ادامه توضیح مختصری در مورد آنها می‌دهیم.
استفاده از ایمیل تحت هاست
ساخت ایمیل شرکتی از این طریق بعد از ثبت دامنه و خرید هاست ایمیل انجام می‌شود. ارسال و دریافت ایمیل شرکتی روی دامنه اختصاصی یکی از حرفه‌ای‌ترین روش‌های مکاتبه است که نام دامنه و پسوند انتخاب شده آن بسته به نوع فعالیت و نام شرکت شما دارد. اگر می‌خواهید به عنوان یک تجارت توسط شرکت‌های دیگر جدی گرفته شوید، حداقل کاری که می‌توانید انجام دهید انتخاب نام دامنه مناسب است.
هاست‌های مختلف، ویژگی‌های مختلفی را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. یکی از قابلیت‌های جذاب آن ارسال ایمیل از طریق هاست است البته هنگام خرید هاست به این نکته توجه داشته باشید که آیا از قابلیت سرویس‌دهنده ایمیل برخوردار هستند یا نه.
استفاده از ابزارهای متن باز
این ابزارها بصورت رایگان در اینترنت در دسترس هستند. برای استفاده از این ابزار باید هاست موردنظر خود را از قبل خریداری کرده باشید. نصب، راه‌اندازی و پشتیبانی آن به عهده کاربر می‌باشد و نیاز است از افراد متخصص در این زمینه کمک بگیرید. بنابراین این روش کاملا رایگان هم نیست زیرا علاوه بر هزینه هاست، باید یکی از نیروهای فنی شرکت هم در اختیار این سرویس قرار بگیرد.
خرید ایمیل شرکتی
در این حالت شما می‌توانید حتی بدون نیاز به خرید هاست، ایمیل شرکتی خود را روی دامنه اختصاصی شرکت راه‌اندازی کرده و در صورت نیاز برخی قابلیت‌های اضافی مانند سرویس آرشیو، پشتیبانی و .. که توسط شرکت مربوطه ارائه می‌شود را هم به سرویس خود اضافه کنید. در این شیوه شما بدون نیاز به هزینه اضافی جهت تامین زیرساخت و هاست یک سرویس ایمیل امن و پایدار برای شرکت خریداری می‌کنید.
ساخت ایمیل شرکتی در سی پنل
سی پنل یکی از پرطرفدارترین کنترل پنل های لینوکسی است که برای مدیریت وبسایت و سرور مورد استفاده قرار می‌گیرد برای ساخت ایمیل شرکتی در سی پنل کافی است مراحل زیر را دنبال کنید:
پس از ورود به سی پنل از بخش Email گزینه Email Accounts را انتخاب کنید.
برای ساخت اکانت جدید روی دکمه آبی رنگ Create+ ضربه بزنید تا وارد صفحه CREATE AN EMAIL ACCOUNT شوید.
در این قسمت اطلاعات درخواست شده برای ایجاد حساب ایمیل را وارد نمایید و در نهایت روی دکمه Create کلیک کنید تا یک حساب ایمیل شرکتی در سی پنل برای شما ایجاد شود.
ساخت ایمیل در دایرکت ادمین
دایرکت ادمین از قدیمی‌ترین و محبوب‌ترین پنل‌های مدیریتی در زمینه هاست می‌باشد. برای ساخت ایمیل شرکتی در دایرکت ادمین لازم است ابتدا وارد پنل دایرکت ادمین هاست خود شوید و از قسمتEmail Manager بر روی گزینه Email Accounts کلیک کنید.
در سمت راست بالای صفحه روی گزینه Create Account ضربه بزنید.
در این بخش اطلاعاتی مانند آدرس ایمیل، رمزعبور، محدودیت فضای حساب ایمیل و محدودیت ارسال پیام برای حساب ایمیل را وارد نمایید.
در نهایت روی دکمه Create Account در پایین صفحه کلیک کنید تا حساب ایمیل شما ایجاد شود.
ورود به ایمیل شرکتی از طریق دایرکت ادمین
ابتدا آدرس domain.com/webmail را در مرورگر خود تایپ کنید توجه داشته باشید که بجای domain.com باید آدرس دامنه سایت خود را وارد کنید. سپس در صفحه‌ایی که برای شما نمایش داده می‌شود یوزر نیم و گذرواژه‌ایی که در مراحل قبل ثبت کردید را وارد کرده و روی دکمه ورود یا login کلیک کنید. اکنون می‌توانید به ایمیل‌های خود دسترسی داشته باشید.
ایجاد ایمیل شرکتی برای کارکنان
کارمندان شرکت نماینده کسب‌و‌کار شما هستند و جهت برقراری ارتباط با مشتریان باید از آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنند بنابراین بسته به تعداد کارمندانی که دارید می‌توانید زیردامنه‌های مختلفی ایجاد کنید. جهت ساخت ایمیل‌های شرکتی نیازی به طراحی سایت نیست و تنها با استفاده از یک دامنه و هاست قادر خواهید بود تا ایمیل‌های شرکتی خود را بسازید و مدیریت کنید.
همانطور که اشاره شد ایمیل‌های شرکتی دارای اعتبار بیشتری برای مشتریان هستند و تفاوت این نوع ایمیل‌ها تنها در آدرس آنها می‌باشد. به عنوان مثال شما می‌توانید ایمیل‌های خود را همراه با آدرس دامنه‌ی خود به این ترتیب بسازید. اگر وبسایت شرکت شما www.companyname.com باشد، می‌توانید برای بخش فروش آدرس ایمیل sales@companyname.com، بخش پشتیبانی support@companyname.com و برای بخش مدیریت آدرس ایمیل management@companyname.com را ایجاد کنید.
استفاده از ایمیل شرکتی در گوشی
برخی از ارائه‌دهندگان ایمیل شرکتی یا سازمانی جهت بهره‌مندی راحت و آسان از سرویس ایمیل اپلیکیشن‌هایی اختصاصی برای مدیریت ایمیل در گوشی‌های هوشمند ارائه می‌دهند که با دانلود و نصب آن می‌توانید به ایمیل‌های خود در گوشی دسترسی داشته باشید. در صورتی که شرکت ارائه‌دهنده ایمیل چنین قابلیتی نداشته باشد می‌توانید با دانلود برنامه‌های مدیریت ایمیل و انجام تنظیماتی امکان برقراری ارتباط با سرورهای ایمیل را داشته باشید. مراحل ساخت ایمیل شرکتی در گوشی‌هایی با سیستم‌عامل اندروید و IOS تفاوت چندان زیادی ندارد و از طریق نصب برنامه ایمیل گوشی و انجام مراحلی می‌توانید به تمامی ایمیل‌های شرکتی خود دسترسی داشته باشید.
ساخت ایمیل با دامنه ir
برای داشتن ایمیل شرکتی با دامنه اختصاصی به یک دامنه و هاست نیاز است، شرکت‌ها و سازمان‌ها براساس نوع کسب‌و‌کار و خدماتی که ارائه می‌دهند دامنه خود را انتخاب می‌کنند. دامنه ir که مخفف کلمه iran است یکی از انواع دامنههای ملی ایران می‌باشد بنابراین زمانی که کاربر بخواهد ایمیل ir داشته باشد لازم است ابتدا دامنه‌ای با پسوند .ir ثبت کند دامنه ir یکی از مطمئن‌ترین دامنههای موجود برای برندها و کسب و کارهای ایرانی است.
جمع‌بندی
استفاده از ایمیل شرکتی باعث می‌شود که فعالیت شما قانونی‌تر بنظر برسد تا زمانیکه بخواهید از ایمیل‌های عمومی و رایگان استفاده کنید. داشتن حساب ایمیل شرکتی ساده‌ترین روش است که می توانید اعتماد مشتریان را به خود جلب کنید و این موضوع یکی از اساس موفقیت در بازار کسب و کار است. در این مقاله سعی کردیم به بررسی کامل ایمیل شرکتی و روش های ساخت ایمیل شرکتی بپردازیم.
